Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

​Jak zarządzać zmianą, zarządzając dokumentacją?

Zarządzanie zmianą jest bardzo trudne, bo wymaga dyscypliny całej załogi. Gdy uda nam się wypracować ten element do naszej firmy i mamy zespół ludzi, którzy słuchają się  poleceń i realizują je, wtedy mamy z górki. To jak wdrożyć zarządzanie zmianą opisałem dla Was w “Jak używać dokumentacji i jakie korzyści nam przyniesie!” oraz w “Zarządzanie zmianą – wprowadzenie”.
Tutaj skupię się na wprowadzaniu zmian do dokumentacji, a więc wytycznych jak pracować.

Ważne abyśmy skorzystali z narzędzi, które udostępniają nam zdobycze cywilizacyjne, czyli aplikacji klasy CVS (ang.: Concurrent Versions System – system kontroli wersji). Narzędzia tego typu możemy znaleźć w sieci na licencji otwartej lub skorzystać z wersji dostarczanych przez firmy komercyjne w wersji bezpłatnej (Google Drive dla użytkowników indywidualnych) lub w wersji komercyjnej (Google Drive w ramach Google Apps, One Drive w ramach Office 365). Gdy już wybraliśmy narzędzie, musimy je skonfigurować. Opiszę to na przykładzie Google Drive, gdyż z tej aplikacji korzystam na co dzień.

Tworzymy folder, w który będziemy przechowywać wszystkie wytyczne “Jak pracować?” czyli polityki, księgi, przewodniki, procedury, instrukcje.
PLIK: wytyczne

Następnie opisujemy, co w nim będziemy przechowywać, aby wszystkie osoby, które uzyskają do niego dostęp, wiedziały o co chodzi.
PLIK: opis

Gdy już mamy ustalony i opisany folder, dodajemy użytkowników i ustalamy ich prawa dostępu. Pamiętajcie, aby zarządzanie zmianą nie przerodziło się w zarządzanie chaosem, jedna osoba powinna czuwać na zmianami w dokumentacji (sprawdza się w firmach do 1000 osób, później trzeba zacząć się dzielić odpowiedzialności).
PLIK: uprawnienia

Teraz ustalamy strukturę podfolderów (możemy to robić, ale nie musimy). Struktura podfolderów może nam ułatwić zarządzanie kategoriami dokumentów.  W Instytucie wypracowaliśmy podział na procesy i wzory dokumentów. Każdy z Was może stworzyć swój własny podział i strukturę. Dobrze jest też, gdy opracujemy “Przewodnik po systemie” który opisuje krok po kroku, jak wygląda struktura dokumentów, gdzie znajdziemy poszczególne kategorii informacji. Przewodnik powinien umożliwiać osobie nowo zatrudnionej samodzielne zapoznanie się z dokumentacją systemu i systemem.
PLIK: struktura folderów

Przewodnik po systemie
PLIK: przewodnik

Gdy już mamy to wszystko, zarządzanie zmianą w dokumentacji jest dziecinnie proste.
Robimy to z poziomu Google Drive, klikam na plik, który chce zmienić, klikam “zarządzaj zmianą”, wgrywam nową wersję i gotowe! No prawie, bo jeszcze muszę powiadomić współpracowników, że zaszła zmiana.
PLIK: zarządzanie zmianą

Powiadomienie jest bardzo ważne, bo inaczej nasi współpracownicy mogą nie zorientować się, że wprowadziliśmy zmianę. Powiadomienie wysyłam e-mailem z poziomu poczty systemowej, wklejając link do plików, które uległy zmianie. I to wszystko. GOTOWE 🙂
PLIK: powiadomienie o zmianie

Autor: Mariusz Mazur (904)